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POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES INDUBILLAR LTDA

DISPOSICIONES GENERALES

1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Las políticas aquí establecidas para el tratamiento de información han sido elaboradas teniendo en cuenta el marco legal aplicable en el Art. 15 y 20 de la Constitución política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, garantizándose así el cumplimiento de los derechos de los titulares.

2. OBJETO, ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. El propósito es establecer las políticas y procedimientos de recolección, manejo, tratamiento, atención de consultas y reclamos relacionados con los datos personales y sensibles, de los empleados, clientes y proveedores de INDUBILLAR LTDA. INDUSTRIAS INTEGRADAS DEL BILLAR, titulares de dicha información, recogida por ésta dentro del giro ordinario de sus negocios y en desarrollo de su objeto social. Los datos principales de contacto son:

RAZON SOCIAL: INDUBILLAR LTDA NIT: 900.137.195-1 DOMICILIO: Calle 12B No 9 -18 Bogotá D.C. - Colombia TELEFONOS: 57 (1) 342 2361 / 334 6464 CORREO ELECTRÓNICO: info@indubillar.com / contacto@indubillar.com PAGINA WEB: www.indubillar.com

Todos los funcionarios de INDUBILLAR LTDA están cubiertos bajo esta política. INDUBILLAR LTDA adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación que requieran para que las áreas con mayor nivel de interacción con la administración de datos personales conozcan la nueva ley y las disposiciones adoptadas por nosotros para asegurar su cumplimiento. INDUBILLAR LTDA está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, accionistas y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

3. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en este manual, se entiende por: 3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 3.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 3.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 3.4. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 3.5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 3.6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 3.7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 3.8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 3.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 3.10. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 3.11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 3.12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

 

4. PRINCIPIOS Los principios que INDUBILLAR LTDA aplica para el proceso de recolección, uso y tratamiento de datos personales de los Titulares son: 4.1. Principio de legalidad: El Tratamiento que INDUBILLAR LTDA dará a los datos personales en cuanto a su recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información se regirá por la legislación vigente referente a este tema. 4.2. Principio de finalidad: Se define la finalidad del tratamiento en este documento de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular mediante esta política. 4.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 4.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 4.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento INDUBILLAR LTDA garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 4.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. INDUBILLAR LTDA no mantendrá datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. 4.7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. INDUBILLAR LTDA aplicará las medidas necesarias de seguridad para proteger la información personal de los Titulares en cumplimiento de las normas que sobre protección de datos personales le son exigibles y aquellas otras que sobre seguridad también le son aplicables en virtud del carácter de entidad sometida a control inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia. 4.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales en INDUBILLAR LTDA están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. 4.9. Principio de Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo dato personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Empresa haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley. 4.10. Principio de Temporalidad: INDUBILLAR LTDA no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular. 4.11. Principio de Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. 


5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular para el uso de sus Datos Personales, la cual INDUBILLAR LTDA deberá obtener de acuerdo con lo descrito en el “ manual de Procedimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información”. La autorización del titular no es necesaria (Ley 1581 de 2012) cuando se trate de:  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.  Datos de naturaleza pública.  Casos de urgencia médica o sanitaria.  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  Datos relacionados con el registro civil de la persona. Cuando se encuentren frente a alguna de estas situaciones, nuestra empresa lo dejarán claramente revelado y, en todo caso, cumplirán con las demás disposiciones contenidas en la ley. Las autorizaciones a ser puestas a disposición de los titulares de los datos deben tener textos claros e indicar los requisitos establecidos por la Ley General y por la Ley Especial, cuando corresponda. Por esto, se procurará reseñar por separado lo pertinente a cada regulación, de manera que no haya lugar a confusión por parte del titular de los datos acerca de los derechos que le asisten bajo cada una de ellas. En el aparte de la Autorización correspondiente a la inclusión de los aspectos señalados por la Ley General se indicarán: • La finalidad que se busca con el tratamiento de los datos. • El tipo de tratamiento que tendrán éstos. • La identificación y la dirección (física o electrónica) a la que podrá dirigirse. • Los derechos que le asisten, en particular el de revocar su consentimiento. De tal manera que, tratándose de datos personales que no correspondan específicamente a la relación legal o contractual establecida entre la empresa y el titular, sino que se refieran al envío de información comercial o de carácter publicitario, existirán los mecanismos que le permitan al titular, a través del contacto directo con el funcionario correspondiente y/o de la página web, manifestar de manera sencilla y expedita su voluntad de no ser contactado para dichos fines. 


6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO. INDUBILLAR LTDA recolecta, compila, almacena, consulta, usa, información de datos personales, durante la relación pre contractual, contractual y/o con posterioridad a ella, pero no más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular, y aunque no se llegare a formalizar una relación contractual, en ejercicio de su objeto social, para llevar a cabo las finalidades enumeradas a continuación: (i) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa preventa, venta y pos venta, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por INDUBILLAR LTDA que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; (ii) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de INDUBILLAR LTDA o empresas vinculadas así como a los aliados comerciales de INDUBILLAR LTDA; (iii) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual INDUBILLAR LTDA posea un vínculo contractual de cualquier índole. (iv) Contacto para realizar la vinculación como empleado, contratista o proveedor. (v) La ejecución y cumplimiento de los contratos que desarrolle en el ejercicio de su objeto social INDUBILLAR LTDA también podrá: (vi) Conocer la información del titular del dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, DATACRÉDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y sus normas reglamentarias o modificatorias; (vii) Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera. PARAGRAFO 1.- La base de datos de clientes y potenciales clientes busca tener un contacto con el titular para presentarle la empresa e informarle sobre sus productos y servicios. La base de datos de proveedores busca tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores o quisieran tenerla. La base de datos de empleados mantiene actualizada la información de los funcionarios para que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada. Igualmente, sus datos de contacto pueden ser compartidos con las entidades vinculadas a la Empresa con el fin de que nuestros empleados tengan acceso a los beneficios de adquirir productos y servicios de estas empresas. Mediante la base de datos de ex empleados ponemos a disposición de las autoridades y de los mismos titulares su información durante el término establecido en la ley laboral. La base de datos de candidatos en proceso de selección recoge la información de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección en nuestra empresa, c on ella buscamos identificar a los candidatos más idóneos para ser vinculados y con el fin de ubicar a la persona en el contexto empresarial más adecuado a su perfil. 


7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:  La autorización debe ser explícita  Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información  Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo 7.1 Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA): Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:  La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.  Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

8. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN. 8.1. Las personas jurídicas que tienen la calidad de filiales, subsidiarias o vinculadas, o de matriz de INDUBILLAR LTDA. 8.2. Los operadores necesarios para el cumplimiento de derechos y obligaciones derivados de los contratos celebrados con INDUBILLAR LTDA y/ EL INTERMEDIARIO DE INDUBILLAR LTDA, tales como: Call Centers, abogados externos, entre otros. 8.3. INDUBILLAR LTDA y/o otros INTERMEDIARIOS DE INDUBILLAR LTDA que intervengan en el proceso de celebración, ejecución y terminación de contratos. 


9. DERECHOS DE LOS TITULARES Los derechos que acogen a los Titulares de datos personales contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 son: 9.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 9.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley. 9.3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 9.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 9.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. 9.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada mes. 9.7. Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. 9.8. Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones. 9.9. Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el control de la Empresa para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares. 9.10. Conocer a la dependencia o persona facultada por la Empresa frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales. Los Titulares podrán ejercer sus derechos de supresión de datos o modificación de datos, mediante la presentación del documento de identificación físico o virtual. Esta facultad se hace extensiva a los causahabientes y representantes de los Titulares, previa acreditación de la representación a través de poder con nota de vigencia y/o tratándose de personas jurídicas a través del documento que acredite la debida representación legal.

10. DEBERES DE INDUBILLAR LTDA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. INDUBILLAR LTDA tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de los Titulares de la información y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra autorizado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. INDUBILLAR LTDA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales: 10.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. 10.2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 10.3. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos; 10.4. Tramitar consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012; 10.5. Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre los procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal; 10.6. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; 10.7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; 10.8 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; 10.9. Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 


11. RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Los Re s p o n s ab le s del tratamiento de la información y ante quienes los clientes y proveedores de INDUBILLAR LTDA pueden ejercer sus derechos es el departamento comercial, los datos de contacto son:

Domicilio principal: Calle 12B No 9 -18 Bogotá D.C. - Colombia Teléfonos: 57 (1) 342 2361 / 334 6464 Correo Electrónico contacto@indubillar.com / info@indubillar.com

La presente directriz rige a partir del 18 de octubre de 2016.

Atentamente,
INDUBILLAR LTDA. CARLOS ENRIQUE BOTERO Representante Legal